Idea principale

L'accusa di burocrazia colpisce l'esistenza stessa del documento: una pagina in più, una validazione in più, una casella in più da riempire. Il bilancio reale si fa altrove, confrontando ciò che il documento costa da scrivere e da mantenere con ciò che toglie — la spiegazione ripetuta cinquanta volte, la scelta riaperta con ogni grande prospect, la dipendenza dalla memoria di una sola persona, il continuo districarsi tra regole implicite, eccezioni non dette e decisioni contraddittorie.

Niente obbliga questo bilancio a essere positivo. Un documento troppo lungo, documenti troppo numerosi, trasformati in verbali, validati da troppe persone, o scritti a posteriori per giustificare una decisione già imposta aggiungono effettivamente carico senza togliere nulla. Sono questi usi a produrre burocrazia, non il fatto di scrivere.

La distinzione passa quindi tra la documentazione e la cattiva documentazione, e la si stabilisce con una sottrazione, non con un principio. Ciò che rende difficile il calcolo è che il costo è visibile e immediato mentre il guadagno è invisibile e diffuso: le discussioni che non hanno avuto luogo non lasciano traccia.

Perché è importante

Fornisce l'unico criterio che permetta di decidere su uno strumento documentale senza contrapporre due riflessi — «bisogna tracciare» contro «stiamo affogando nei processi» — nessuno dei quali è verificabile.

Dice anche cosa osservare per valutare uno strumento esistente: non il numero di documenti prodotti, ma la scomparsa o meno delle ridiscussioni che doveva evitare.

Sfumature e limiti

La sottrazione è asimmetrica nel tempo: il costo di scrittura si paga una volta, adesso, il guadagno si distribuisce su mesi, il che fa pendere spontaneamente il giudizio dalla parte sbagliata.

E certi documenti non mirano a eliminare discussioni: una traccia richiesta da un auditor o da un'autorità di regolamentazione si giudica dalla sua conformità, non dal suo rendimento.

Domande aperte

• Come constatare che una ridiscussione non ha avuto luogo, quando la sua assenza non produce alcun segnale osservabile?