Idea principale

La maggior parte dei documenti guadagna a essere completa. Un registro delle decisioni di prodotto fa il contrario: la sua utilità dipende da ciò che si riesce a tenere a mente o a ritrovare in pochi secondi quando una domanda ritorna. Quindici voci stanno nella testa di un Product Manager, di un responsabile del supporto e di un direttore commerciale. Cinquanta a trimestre non stanno da nessuna parte, e il registro finisce tra le documentazioni che l'organizzazione produce senza leggerle.

La rarità non è quindi una disciplina di scrittura, è la condizione d'uso. Poche decisioni all'anno — cinque, dieci, venti secondo la dimensione dell'organizzazione — bastano a coprire le domande davvero trasversali.

Il criterio di ammissione che produce questa rarità è unico e operativo: la decisione deve evitare ridiscussioni future. Ciò che è locale, puntuale, legato a una sola funzionalità, già coperto da una regola esistente, senza conseguenze durature o troppo ovvio per essere contestato non supera questo test. Documentare ogni scelta locale non diluisce soltanto il registro, lo trasforma in lavoro amministrativo — ed è da qui che viene la fama di pesantezza dell'esercizio.

Perché è importante

Ribalta il riflesso di esaustività che accompagna ogni introduzione di uno strumento documentale, e dà una ragione non morale per rifiutare una voce: costerebbe alle altre voci.

Offre anche una spiegazione della constatazione abituale — «l'avevamo introdotto, nessuno lo usava» — che non chiama in causa né lo strumento né la buona volontà dei team.

Sfumature e limiti

La soglia dipende dall'organizzazione: un gruppo multiprodotto può reggere diverse decine di regole trasversali senza che ciascuna perda leggibilità, a patto che siano suddivise per perimetro.

E la diluizione non è l'unico modo di fallire: un registro di tre voci può essere inutile se le domande che ritornano davvero non ci sono.

Domande aperte

• Cosa fare di una decisione che ha smesso di servire: toglierla dal registro, a rischio di perderne la traccia, o tenerla, a rischio di diluire ciò che resta?