Hauptgedanke

Die meisten Dokumente gewinnen dadurch, dass sie vollständig sind. Ein Register von Produktentscheidungen verhält sich umgekehrt: Ob es nützt, hängt davon ab, was man im Kopf behalten oder in wenigen Sekunden wiederfinden kann, wenn eine Frage wieder auftaucht. Fünfzehn Einträge passen in den Kopf eines Product Managers, einer Supportleitung und eines Vertriebsleiters. Fünfzig pro Quartal passen nirgendwohin, und das Register reiht sich ein in die Dokumentationen, die die Organisation produziert, ohne sie zu lesen.

Seltenheit ist also keine Schreibdisziplin, sondern die Bedingung dafür, dass das Register überhaupt genutzt wird. Einige wenige Entscheidungen pro Jahr — fünf, zehn, zwanzig, je nach Größe der Organisation — genügen, um die wirklich übergreifenden Fragen abzudecken.

Das Aufnahmekriterium, das diese Seltenheit hervorbringt, ist ein einziges und praktisch anwendbar: Die Entscheidung muss künftige Neudiskussionen vermeiden. Was lokal, punktuell, an eine einzige Funktionalität gebunden, bereits durch eine bestehende Regel abgedeckt, ohne dauerhafte Folgen oder zu offensichtlich ist, um bestritten zu werden, fällt durch diesen Test. Jede lokale Abwägung zu dokumentieren verwässert das Register nicht nur, es macht daraus Verwaltungsarbeit — und daher rührt der Ruf der Schwerfälligkeit, der dieser Übung anhängt.

Warum das wichtig ist

Das kehrt den Reflex zur Vollständigkeit um, der jede Einführung eines Dokumentationsinstruments begleitet, und liefert einen nicht moralischen Grund, einen Eintrag abzulehnen: Er würde die anderen Einträge etwas kosten.

Das liefert auch eine Erklärung für die übliche Feststellung — „wir hatten das eingeführt, niemand hat es benutzt“ —, die weder das Werkzeug noch den guten Willen der Teams infrage stellt.

Nuancen und Grenzen

Die Schwelle hängt von der Organisation ab: Ein Konzern mit mehreren Produkten kann mehrere Dutzend übergreifende Regeln tragen, ohne dass jede an Lesbarkeit verliert, sofern sie nach Zuständigkeitsbereich aufgeteilt sind.

Und die Verwässerung ist nicht die einzige Art zu scheitern: Ein Register mit drei Einträgen kann nutzlos sein, wenn die Fragen, die wirklich wiederkehren, darin nicht vorkommen.

Offene Fragen

• Was tun mit einer Entscheidung, die nicht mehr gebraucht wird: sie aus dem Register nehmen und riskieren, die Spur zu verlieren, oder sie behalten und riskieren, den Rest zu verwässern?