Hauptgedanke

Der Vorwurf der Bürokratie richtet sich gegen die bloße Existenz des Dokuments: eine Seite mehr, eine Freigabe mehr, ein Feld mehr zum Ausfüllen. Die tatsächliche Bilanz wird woanders gezogen, indem man vergleicht, was das Dokument an Schreib- und Pflegeaufwand kostet, mit dem, was es wegnimmt — die fünfzigmal wiederholte Erklärung, die bei jedem großen Prospect neu eröffnete Abwägung, die Abhängigkeit vom Gedächtnis einer einzigen Person, das ständige Navigieren zwischen impliziten Regeln, unausgesprochenen Ausnahmen und widersprüchlichen Entscheidungen.

Nichts zwingt diese Bilanz, positiv auszufallen. Ein Dokument, das zu lang ist, das es in zu großer Zahl gibt, das zum Protokoll geworden ist, das von zu vielen freigegeben wird oder das nachträglich geschrieben wird, um eine bereits durchgesetzte Entscheidung zu rechtfertigen, fügt tatsächlich Last hinzu, ohne etwas wegzunehmen. Diese Gebrauchsweisen erzeugen die Bürokratie, nicht das Schreiben an sich.

Die Unterscheidung verläuft also zwischen Dokumentation und schlechter Dokumentation, und sie wird durch eine Subtraktion entschieden, nicht durch ein Prinzip. Schwierig wird die Rechnung dadurch, dass die Kosten sichtbar und sofort anfallen, während der Gewinn unsichtbar und verstreut ist: Diskussionen, die nicht stattgefunden haben, hinterlassen keine Spur.

Warum das wichtig ist

Das liefert das einzige Kriterium, mit dem sich über ein Dokumentationsinstrument entscheiden lässt, ohne zwei Reflexe gegeneinander auszuspielen — „man muss es festhalten“ gegen „wir ersticken in Prozessen“ —, von denen keiner überprüfbar ist.

Das sagt auch, worauf man achten muss, um ein bestehendes Instrument zu bewerten: nicht auf die Zahl der erstellten Dokumente, sondern darauf, ob die Neudiskussionen, die es vermeiden sollte, verschwunden sind oder nicht.

Nuancen und Grenzen

Die Subtraktion ist zeitlich ungleich verteilt: Die Schreibkosten werden einmal und jetzt bezahlt, der Gewinn verteilt sich über Monate, und das lässt das Urteil wie von selbst zur falschen Seite kippen.

Und manche Dokumente sollen gar keine Diskussionen beseitigen: Eine Aufzeichnung, die ein Prüfer oder eine Aufsichtsbehörde verlangt, misst sich an ihrer Konformität, nicht an ihrem Ertrag.

Offene Fragen

• Wie stellt man fest, dass eine Neudiskussion nicht stattgefunden hat, wenn ihr Ausbleiben kein beobachtbares Signal erzeugt?