Idea principal

El reproche de burocracia apunta a la existencia del documento: una página más, una validación más, una casilla más que rellenar. El balance real se hace en otro sitio, comparando lo que el documento cuesta escribir y mantener con lo que quita — la explicación repetida cincuenta veces, el arbitraje reabierto con cada gran cliente potencial, la dependencia de la memoria de una sola persona, la navegación permanente entre reglas implícitas, excepciones no dichas y decisiones contradictorias.

Nada obliga a que ese balance sea positivo. Un documento demasiado largo, demasiados documentos, convertidos en acta, validados por demasiada gente, o escritos a posteriori para justificar una decisión ya impuesta, añaden efectivamente carga sin quitar nada. Son esos usos los que producen la burocracia, no el hecho de escribir.

La distinción es, por tanto, entre la documentación y la mala documentación, y se zanja mediante una resta, no mediante un principio. Lo que hace difícil el cálculo es que el coste es visible e inmediato mientras que la ganancia es invisible y difusa: las discusiones que no han tenido lugar no dejan traza alguna.

Por qué es importante

Da el único criterio que permite arbitrar un dispositivo documental sin enfrentar dos reflejos — "hay que dejar traza" contra "nos ahogan los procesos" — ninguno de los cuales es verificable.

También dice qué hay que observar para evaluar un dispositivo existente: no el número de documentos producidos, sino la desaparición o no de las rediscusiones que debía evitar.

Matices y límites

La resta es asimétrica en el tiempo: el coste de escritura se paga una vez ahora, la ganancia se reparte a lo largo de meses, lo que inclina espontáneamente el juicio hacia el lado equivocado.

Y algunos documentos no buscan eliminar discusiones: una traza exigida por un auditor o un regulador se juzga por su conformidad, no por su rendimiento.

Preguntas abiertas

• ¿Cómo constatar que una rediscusión no ha tenido lugar, si su ausencia no produce ninguna señal observable?