Ideia principal

A acusação de burocracia recai sobre a existência do documento: mais uma página, mais uma validação, mais um campo para preencher. O balanço real se faz em outro lugar, comparando o que o documento custa para escrever e manter com o que ele retira — a explicação refeita cinquenta vezes, a arbitragem reaberta a cada prospect grande, a dependência da memória de uma única pessoa, a navegação permanente entre regras implícitas, exceções não ditas e decisões contraditórias.

Nada obriga esse balanço a ser positivo. Um documento longo demais, numeroso demais, transformado em ata, validado por gente demais, ou escrito depois do fato para justificar uma decisão já imposta, de fato acrescenta carga sem retirar nada. São esses usos que produzem a burocracia, não o ato de escrever.

A distinção, portanto, é entre a documentação e a má documentação, e ela se resolve por uma subtração, não por um princípio. O que torna a conta difícil é que o custo é visível e imediato enquanto o ganho é invisível e difuso: as discussões que não aconteceram não deixam rastro nenhum.

Por que isso importa

Isso dá o único critério que permite decidir sobre um dispositivo documental sem opor dois reflexos — "é preciso registrar" contra "estamos afogados em processos" — dos quais nenhum é verificável.

E diz também o que observar para avaliar um dispositivo existente: não o número de documentos produzidos, mas o desaparecimento ou não das rediscussões que ele deveria evitar.

Nuances e limites

A subtração é assimétrica no tempo: o custo de escrita é pago uma vez agora, o ganho se distribui por meses, o que faz o julgamento pender espontaneamente para o lado errado.

E certos documentos não visam eliminar discussões: um registro exigido por um auditor ou um regulador se julga pela conformidade, não pelo rendimento.

Questões em aberto

• Como constatar que uma rediscussão não aconteceu, se a ausência dela não produz nenhum sinal observável?