Hauptgedanke

Die Kontextdatei einer Wohnanlage überschreitet die tausend Zeilen, und man bittet den Agenten, sie in so viele Dateien aufzuteilen, wie es Themen gibt. Er tut es, sauber, und das Ergebnis überzeugt nicht: Bauarbeiten und Ausschreibungen landen zusammen, die Schuldner bleiben in der Datei der Beteiligten vergraben, eine Grenze verläuft dort, wo man keine sah.

Nichts ist schiefgegangen. Aufteilen heißt entscheiden, was zu was gehört, und die Anweisung enthielt keines dieser Kriterien – weder „die Personen auf die eine Seite, die Schulden auf die andere“ noch „was man während einer Eigentümerversammlung nachschlägt, muss in einer einzigen Datei stehen“. Mangels Vorgabe wendet der Agent seine eigene Gruppierungslogik an, und die folgt der thematischen Ähnlichkeit. Was er liefert, ist keine schlechte Aufteilung, sondern die Aufteilung von jemand anderem: von jemandem, der diese Dateien nie an einem Montagmorgen öffnen musste, um eine E-Mail zu beantworten.

Und das fehlende Kriterium stand im Moment der Anfrage gar nicht zur Verfügung. Vor einer Datei mit mehreren tausend Zeilen sieht man selbst die Struktur nicht mehr, die man sich wünscht – man erkennt sie beim Lesen, oder man erkennt, dass sie fehlt. Die erste Aufteilung ist also ein Vorschlag, der korrigiert werden will: Sie macht eine mögliche Organisation sichtbar, und erst indem man sie zurückweist, formuliert man die Aufteilungsdirektiven, die man vorab nicht hätte schreiben können. So wird aus einer einzigen Datei in einer Sitzung ein Satz von vierzehn thematischen Dateien, und noch am selben Tag werden es fünfzehn, als sich zeigt, dass die Verwaltung der Schuldner einen eigenen Raum verdient.

Warum das wichtig ist

Es verhindert, die Unzufriedenheit als Versagen des Modells zu deuten. Vor einer enttäuschenden Aufteilung ist der Reflex, mit derselben Anweisung neu anzufangen oder alles selbst in die Hand zu nehmen; nützlich ist dagegen, das Gruppierungskriterium einmal aufzuschreiben und es die folgenden Aufteilungen steuern zu lassen.

Es sagt auch, was man wirklich delegiert, wenn man das Strukturieren delegiert: keine ausführende Arbeit, sondern eine Reihe von Organisationsentscheidungen, die niemand einfordern wird und die danach jede Nutzung des Kontexts prägen.

Nuancen und Grenzen

Wenn niemand das Material bereits auf eine bestimmte Weise nutzt, ist die Struktur des Modells so gut wie die, die man selbst erzeugt hätte, und über die Aufteilung zu diskutieren kostet nur Zeit. Die Regel greift nur dort, wo jemand mit diesen Dateien leben muss.

Und sie hat eine Kehrseite: Zu früh geschriebene Aufteilungsdirektiven zementieren eine Organisation, die das Material noch nicht gerechtfertigt hat, und erzeugen leere Dateien neben überquellenden.

Offene Fragen

• Was zeigt an einer vorgeschlagenen Aufteilung, dass sie schlecht ist, außer dem Unbehagen dessen, der sie liest?