Idée principale

Un fichier de contexte de copropriété passe les mille lignes, et on demande à l'agent de le découper en autant de fichiers qu'il y a de thématiques. Il le fait, proprement, et le résultat ne convainc pas : les travaux et les appels d'offres se retrouvent ensemble, les débiteurs restent noyés dans la fiche des acteurs, une frontière tombe là où on n'en voyait pas.

Rien n'a raté. Découper, c'est décider ce qui va avec quoi, et la consigne ne portait aucun de ces critères — ni « les personnes d'un côté, les dettes de l'autre », ni « ce qui se consulte pendant une assemblée générale doit tenir dans un seul fichier ». À défaut, l'agent applique sa propre logique de regroupement, qui est une logique de similarité de sujet. Ce qu'il rend n'est pas un mauvais découpage, c'est le découpage de quelqu'un d'autre : celui qui n'a jamais eu à ouvrir ces fichiers un lundi matin pour répondre à un mail.

Et le critère manquant n'était pas disponible au moment de demander. Devant un fichier de plusieurs milliers de lignes, on ne voit plus soi-même la structure qu'on voudrait — on la reconnaît en la lisant, ou on reconnaît qu'elle n'y est pas. Le premier découpage vaut donc comme proposition à corriger : il rend visible une organisation possible, et c'est en la refusant qu'on formule enfin les directives de découpage qu'on n'aurait pas su écrire à froid. C'est ainsi qu'un fichier unique devient quatorze fichiers thématiques en une session, puis quinze le jour même, quand la gestion des débiteurs se révèle mériter son propre espace.

Pourquoi c'est important

Cela empêche de lire l'insatisfaction comme une défaillance du modèle. Le réflexe devant un découpage décevant est de recommencer avec la même consigne ou de reprendre la main entièrement ; le geste utile est d'écrire le critère de regroupement, une fois, et de le laisser gouverner les découpages suivants.

Cela dit aussi ce qu'on délègue réellement quand on délègue une mise en forme : pas un travail d'exécution, mais une série de décisions d'organisation que personne ne réclamera et qui structureront ensuite tout usage du contexte.

Nuances et limites

Quand personne n'a d'usage préexistant de la matière, la structure du modèle vaut celle qu'on aurait produite, et discuter le découpage ne fait que coûter du temps. La règle ne mord que là où quelqu'un devra vivre dans ces fichiers.

Et elle a une contrepartie : des directives de découpage écrites trop tôt figent une organisation que la matière n'a pas encore justifiée, et produisent des fichiers vides à côté de fichiers qui débordent.

Questions ouvertes

• Qu'est-ce qui, dans un découpage proposé, signale qu'il est mauvais autrement que par la gêne de celui qui le lit ?