Hauptgedanke

Eine Beratungsfirma empfiehlt einer Regionalzeitung ein striktes Bezahlmodell. Wer ein Jahr später die Überlegung sucht, stellt fest, dass nichts verloren gegangen ist: Die Interviews stehen in den Notizen der Berater, die Reichweitenzahlen in einer Tabelle, die Abwägung mit der Geschäftsleitung in einem Mailverlauf, der Bericht in der Akte des Kunden.

Jedes Werkzeug hat aufbewahrt, was man ihm anvertraut hatte. Keines war dafür da, das Ganze zu bewahren. Der Zusammenhang zwischen diesen Elementen – das, was sie gemeinsam zur Begründung der Empfehlung machte – existierte nur in den Köpfen der Berater. Während des Mandats war er klar; er verschwindet, wenn einer die Firma verlässt und der andere sechs Mandate hintereinander abwickelt.

Warum das wichtig ist

Das verschiebt die Ursache des Verlusts: Es ist kein Archivierungsfehler, denn alles ist archiviert, sondern das Fehlen eines Objekts, dessen Aufgabe es ist, zu verbinden. Mehr Ablagewerkzeuge beheben das nicht.

Nuancen und Grenzen

Manchmal lässt sich der Zusammenhang rekonstruieren, indem man alles noch einmal liest – solange die Personen noch da und die Unterlagen zugänglich sind. Der Verlust ist nicht absolut; es sind die Kosten der Rekonstruktion, die mit der Zeit und mit dem Weggang der Personen steigen.

Offene Fragen

• Wer ist in einem Mandat dafür zuständig, den Zusammenhang zwischen den Unterlagen aufzuschreiben, wenn jeder Berater nur seine eigenen führt?