Hauptgedanke

Das Protokoll einer Sitzung des Verwaltungsbeirats erzählt die Sitzung nach. Das ist wertvoll, aber um herauszufinden, wo die Baustelle steht und was als Nächstes zu tun ist, muss man immer noch alles neu lesen und selbst entscheiden, was heute zählt.

Drei Funktionen vermischen sich in den üblichen Werkzeugen und gewinnen, wenn man sie trennt. Der Stand sagt, wo wir stehen. Der Verlauf sagt, was passiert ist. Der Wiedereinstieg sagt, was als Nächstes zu tun ist. Das Protokoll erfüllt nur die zweite; das Postfach ebenso; die Aufgabenliste erfüllt die dritte zur Hälfte.

Warum das wichtig ist

Jede Funktion wird zu einem anderen Zeitpunkt und mit einer anderen Frage gelesen: Den Verlauf schlägt man nach, um zu verstehen oder zu belegen, den Stand, um sich zu verorten, den Wiedereinstieg, um zu handeln. Wer sie vermischt, muss jedes Mal den ganzen Verlauf lesen, um den Stand daraus zu ziehen.

Nuancen und Grenzen

Trennen schafft ein Risiko des Auseinanderdriftens: Ein Stand, der nach einem im Verlauf notierten Ereignis nicht aktualisiert wird, sagt Falsches, und nichts weist darauf hin.

Offene Fragen

• Wer aktualisiert den Stand, wenn der Verlauf um ein Ereignis wächst, das niemand für wichtig gehalten hat?