Hauptgedanke

Der Verwaltungsbeirat einer Wohnanlage begleitet eine Fassadensanierung. Im Vorgang fehlt nichts: Hunderte Mails, die Sitzungsprotokolle, die Angebote, die Fotos, die aufeinanderfolgenden Bauzeitenpläne der Firma, der Austausch mit der Hausverwaltung, die Beschwerden der Eigentümer. Man könnte alles neu lesen.

Was die Mitglieder brauchen, steht dort trotzdem nirgends: wo die Baustelle wirklich steht, was entschieden und was nur besprochen wurde, was wackelig bleibt, was jetzt zu tun ist. Jedes Medium sortiert nach seiner eigenen Ordnung – das Postfach nach Datum, der geteilte Ordner nach Dateinamen, das Protokoll nach dem Ablauf der Sitzung –, und keine dieser Ordnungen ist die der Lage.

Alles ist aufbewahrt, nichts ist verortet. Die Lage des Vorgangs existiert nur in den Köpfen, und jeder enthält eine andere Version davon.

Warum das wichtig ist

Das verschiebt die Diagnose: Wer nicht wieder in einen Vorgang einsteigen kann, leidet nicht an fehlenden Archiven, und mehr zu archivieren ändert daran nichts. Was fehlt, ist eine Darstellung des Stands, getrennt von der Spur dessen, was produziert wurde.

Es erklärt auch die wiederkehrenden Kosten zu Beginn jeder Sitzung: zwanzig Minuten, in denen mehrere Leute aus dem Gedächtnis eine Lage rekonstruieren, die kein Dokument trägt.

Nuancen und Grenzen

Das Archiv bleibt unverzichtbar: Man öffnet es wieder, wenn der Stand umstritten ist oder ein Beleg gefunden werden muss. Der Stand ersetzt es nicht, er erspart nur, es neu lesen zu müssen, um zu wissen, wo man steht.

Offene Fragen

• Wer hält in einer Gruppe von Ehrenamtlichen ohne Hierarchie den Stand eines Vorgangs, wenn keine Rolle dafür zuständig ist?