Idea principal

La junta rectora de una comunidad de propietarios sigue la rehabilitación de una fachada. Al expediente no le falta nada: cientos de correos, las actas de las reuniones, los presupuestos, las fotos, los sucesivos calendarios de la empresa, los intercambios con el administrador de fincas, las reclamaciones de los propietarios. Todo se podría releer.

Sin embargo, lo que los miembros necesitan no está escrito en ninguna parte: en qué punto está realmente la obra, qué se ha decidido y qué solo se ha hablado, qué sigue siendo frágil, qué hay que hacer ahora. Cada soporte ordena a su manera —el buzón de correo por fecha, la carpeta compartida por nombre de archivo, el acta en el orden de la reunión— y ninguno de esos órdenes es el de la situación.

Todo está guardado, nada está situado. La situación del expediente solo existe en las cabezas, y cada una guarda una versión distinta.

Por qué es importante

Esto desplaza el diagnóstico: el problema de un expediente que no se consigue retomar no es una falta de archivo, y archivar más no cambia nada. Lo que falta es una representación del estado, distinta del rastro de lo que se ha producido.

También explica el coste recurrente del principio de las reuniones: veinte minutos para reconstruir, de memoria y entre varios, una situación que ningún documento recoge.

Matices y límites

El archivo sigue siendo indispensable: es lo que se reabre cuando el estado se pone en duda o hay que encontrar una prueba. El estado no lo sustituye; solo evita tener que releerlo para saber en qué punto estamos.

Preguntas abiertas

• En un grupo de voluntarios sin jerarquía, ¿quién mantiene el estado de un expediente cuando ningún rol se encarga de ello?