Idea principale

Il consiglio di un condominio segue il rifacimento di una facciata. Alla pratica non manca nulla: centinaia di mail, i verbali delle riunioni, i preventivi, le foto, i cronoprogrammi successivi dell'impresa, gli scambi con l'amministratore, i reclami dei condòmini. Tutto potrebbe essere riletto.

Eppure ciò di cui i membri hanno bisogno non è scritto da nessuna parte: a che punto è davvero il cantiere, che cosa è stato deciso e che cosa è stato soltanto discusso, che cosa resta fragile, che cosa bisogna fare adesso. Ogni supporto archivia secondo il proprio ordine — la casella di posta per data, la cartella condivisa per nome di file, il verbale nell'ordine della riunione — e nessuno di questi ordini è quello della situazione.

Tutto è conservato, niente è collocato. La situazione della pratica esiste solo nelle teste, e ognuna ne contiene una versione diversa.

Perché è importante

Sposta la diagnosi: il problema di una pratica che non si riesce a riprendere non è una mancanza di archivi, e archiviare di più non cambia nulla. Ciò che manca è una rappresentazione dello stato, distinta dalla traccia di ciò che è stato prodotto.

Spiega anche il costo ricorrente dell'inizio delle riunioni: venti minuti per ricostruire, a memoria e in più persone, una situazione che nessun documento riporta.

Sfumature e limiti

L'archivio resta indispensabile: è quello che si riapre quando lo stato è contestato o bisogna ritrovare una prova. Lo stato non lo sostituisce, evita soltanto di doverlo rileggere per sapere a che punto si è.

Domande aperte

• In un gruppo di volontari senza gerarchia, chi tiene lo stato di una pratica quando nessun ruolo ne ha la responsabilità?