Ideia principal

O conselho de um condomínio acompanha a reforma da fachada. Não falta nada no dossiê: centenas de e-mails, as atas das reuniões, os orçamentos, as fotos, os cronogramas que a empreiteira foi mandando, as conversas com a administradora, as reclamações dos condôminos. Tudo poderia ser relido.

Mesmo assim, o que os membros precisam não está escrito em lugar nenhum: em que ponto a obra está de verdade, o que foi decidido e o que só foi discutido, o que continua frágil, o que precisa ser feito agora. Cada suporte organiza tudo na própria ordem — a caixa de e-mail por data, a pasta compartilhada por nome de arquivo, a ata na ordem da reunião — e nenhuma dessas ordens é a da situação.

Tudo está guardado, nada está situado. A situação do dossiê só existe na cabeça das pessoas, e cada cabeça tem uma versão diferente dela.

Por que isso importa

Isso desloca o diagnóstico: o problema de um dossiê que ninguém consegue retomar não é falta de arquivo, e arquivar mais não muda nada. O que falta é uma representação do estado, separada do registro do que foi produzido.

Isso também explica o custo recorrente do começo das reuniões: vinte minutos reconstruindo, de memória e a várias vozes, uma situação que nenhum documento carrega.

Nuances e limites

O arquivo continua indispensável: é ele que a gente reabre quando o estado é contestado ou quando é preciso encontrar uma prova. O estado não o substitui; ele só evita ter que relê-lo para saber em que ponto estamos.

Questões em aberto

• Num grupo de voluntários sem hierarquia, quem mantém o estado de um dossiê quando nenhum papel é responsável por isso?