Hauptgedanke

Einen Sicherheitsfragebogen zu beantworten verlangt eine Recherche: verstehen, was der Interessent wirklich wissen will, die Information wiederfinden, prüfen, ob sie noch stimmt, entscheiden, was mitgeteilt werden kann, die Antwort in das erwartete Format bringen. Für dreiundvierzig Fragen: sieben technische Quellen und eine Rückfrage beim Betriebsteam — drei bis sechs Stunden.

Dann geht das Dokument raus, und diese ganze Arbeit bleibt in der verschickten Datei eingeschlossen. Was geprüft wurde, bei wem, mit welchen Vorbehalten, existiert nur noch als Satz in der Tabelle eines Kunden. Der nächste Fragebogen behandelt dieselben Themen unter einer anderen Nummerierung, und die Recherche beginnt von vorn.

Das Dokument ist für einen Kunden gemacht, für einen Zeitpunkt, für ein Format. Es ist notwendig, aber es ist nicht der Ort, an dem ein Unternehmen aufbewahren kann, was es weiß.

Warum das wichtig ist

Das erklärt das Gefühl, dieselbe Frage zum zehnten Mal zu beantworten und sie doch neu aufbauen zu müssen: Das Wissen existiert, aber es wurde in Behältern abgelegt, die es nicht wieder herausgeben.

Es liefert auch den korrigierenden Schritt: außerhalb des Dokuments aufbewahren, was die Recherche festgestellt hat — den Fakt, seine Herkunft, sein Datum, seine Grenzen —, und im Dokument nur die Formulierung für den Kunden lassen.

Nuancen und Grenzen

Nicht alles, was eine Recherche feststellt, verdient es, aufbewahrt zu werden: Ein Detail, das nur einen einzigen Interessenten betrifft, wird nicht wiederverwendet. Das Aussortieren setzt voraus, dass man weiß, welche Themen wiederkehren, und das zeigt sich erst nach mehreren Dokumenten.

Offene Fragen

• An welchem Punkt der Vorbereitung eines Dokuments muss das Aufbewahren der Fakten geschehen, damit es nicht zu einer Aufgabe wird, die man auf die Zeit nach dem Versand verschiebt?