Idea principale

Una risposta a un questionario di sicurezza mescola spesso due materiali: ciò che permette di verificare la risposta e ciò che può essere trasmesso al potenziale cliente. Il dettaglio di una configurazione di backup può essere indispensabile al revisore interno senza avere posto in un documento inviato all'esterno.

Tenerli separati cambia il modo di rispondere. La formulazione destinata al cliente viene preparata da una parte; le prove e le riserve restano accanto, per chi deve convalidare. Il revisore giudica sulle prove, il potenziale cliente legge la formulazione, e nessuno dei due riceve ciò che non gli è destinato.

Perché è importante

Mescolati, i due materiali si vincolano a vicenda: o non si scrive la prova per non esporla, e la risposta diventa inverificabile; o la si scrive nel documento, e si trasmettono informazioni interne. La separazione scioglie questo dilemma.

Rende anche sostituibile la formulazione per il cliente senza perdere ciò che la giustifica: un nuovo questionario, un altro formato, un'altra lingua riutilizzano la prova e riscrivono solo la frase.

Sfumature e limiti

Due materiali separati possono divergere: una formulazione per il cliente aggiornata senza che la prova segua, o il contrario. La separazione richiede di mantenere il legame tra la frase inviata e ciò su cui poggia.

Domande aperte

• Chi decide che cosa può essere comunicato a un potenziale cliente, quando la prova appartiene a un team tecnico e la formulazione a un team commerciale?