Idée principale

Une passation se fait d'ordinaire à la dernière minute, de mémoire, en une heure de discussion : quand un membre d'un conseil syndical déménage ou ne se représente pas, celui qui part raconte ce qu'il pense important, celui qui arrive retient ce qu'il comprend, et le reste disparaît. Les interruptions, elles, ne préviennent pas : une réunion qui déborde, un enfant malade, un incident de chantier un vendredi soir.

La reprise peut se préparer dans l'autre sens. Une décision trouve sa place au moment où elle est prise, une information de couloir au moment où elle est entendue, une tâche au moment où elle apparaît. Figer l'état du dossier prend alors quelques secondes — et il le faut : plus long, personne ne le ferait au moment où c'est le plus utile, c'est-à-dire quand on est pressé.

Le jour du départ, il n'y a plus de passation à organiser : le remplaçant lit la même page que les autres. La reprise devient une propriété du dossier plutôt qu'une discipline attendue des personnes.

Pourquoi c'est important

Cela déplace la charge d'un moment de crise vers un geste continu et bref. Ce qui ne dépend plus de la qualité d'une passation ne dépend plus non plus de la disponibilité de celui qui part.

Nuances et limites

Entretenir pendant le travail suppose que chacun dépose au fil de l'eau ; un membre qui ne le fait pas recrée une zone que seule sa mémoire couvre.

Questions ouvertes

• Comment vérifier qu'un dossier est reprenable avant le jour où quelqu'un doit le reprendre ?