Idea principale

Un membro del consiglio di condominio incrocia il capocantiere in cortile: la piattaforma aerea dell'edificio C è rinviata, forse di due settimane, forse di più. Questa informazione non esiste da nessun'altra parte se non nella sua memoria. Non è una colpa: un capocantiere dice in cortile ciò che non scriverebbe mai in una mail, un amministratore dice al telefono ciò che non metterebbe in un verbale.

Senza un posto dove andare, un'informazione orale finisce in due modi: persa, oppure ripetuta finché non passa per una certezza. La terza via consiste nel farla entrare nella pratica così com'è, insieme a ciò che serve per sapere che cosa farne — da dove viene (dal capocantiere, a voce), quando (martedì scorso), il suo stato di verifica (riferita, da confermare per iscritto). Dettata in due frasi al telefono, diventa collocata.

Perché è importante

Gran parte dell'informazione utile di una pratica passa dai corridoi. Un sistema che accetta solo gli scritti ufficiali si priva proprio di ciò che arriva per primo; un sistema che la accetta senza stato di verifica la trasforma in un fatto.

Lo stato di verifica contiene anche la prossima azione: «da confermare per iscritto» dice già che cosa bisogna chiedere.

Sfumature e limiti

L'informazione orale può essere riferita in modo distorto fin dalla prima trascrizione; lo stato di verifica dice che è fragile, non garantisce che sia stata sentita bene.

Domande aperte

• Da quando un'informazione orale mai confermata deve uscire dalla pratica invece di restarci come fragile?