Ideia principal

Um membro do conselho do condomínio cruza com o mestre de obras no pátio: o balancim do bloco C foi adiado, talvez duas semanas, talvez mais. Essa informação não existe em nenhum outro lugar além da memória dele. Isso não é um erro: um mestre de obras fala no pátio o que nunca escreveria num e-mail, uma administradora diz por telefone o que não colocaria numa ata.

Sem um lugar para onde ir, uma informação verbal termina de dois jeitos: perdida, ou repetida até passar por certeza. O terceiro caminho é fazê-la entrar no dossiê do jeito que veio, com o que permite saber o que fazer com ela — de onde vem (do mestre de obras, de boca), quando (terça passada), o status dela (relatada, a confirmar por escrito). Ditada em duas frases no celular, ela fica situada.

Por que isso importa

Boa parte da informação útil de um dossiê circula pelos corredores. Um sistema que só aceita documentos oficiais abre mão justamente do que chega primeiro; um sistema que a aceita sem status a transforma em fato.

O status também carrega a próxima ação: "a confirmar por escrito" já diz o que é preciso pedir.

Nuances e limites

A informação verbal pode ser registrada errado já na primeira transcrição; o status diz que ela é frágil, não garante que ela foi bem ouvida.

Questões em aberto

• A partir de quando uma informação verbal nunca confirmada deve sair do dossiê em vez de continuar nele como frágil?