Hauptgedanke

Ein Mitglied des Verwaltungsbeirats trifft den Bauleiter im Hof: Der Hubsteiger für Gebäude C ist verschoben, vielleicht um zwei Wochen, vielleicht um mehr. Diese Information existiert nirgendwo außer in seinem Gedächtnis. Das ist kein Versäumnis: Ein Bauleiter sagt im Hof, was er nie in eine Mail schreiben würde, eine Hausverwaltung sagt am Telefon, was sie nie in ein Protokoll setzen würde.

Ohne Ort, an den sie gehen kann, endet eine mündliche Information auf zwei Arten: verloren oder so oft wiederholt, dass sie als Gewissheit gilt. Der dritte Weg besteht darin, sie so in den Vorgang aufzunehmen, wie sie ist, mit dem, was man braucht, um zu wissen, was man damit anfängt – woher sie stammt (vom Bauleiter, mündlich), wann (letzten Dienstag), ihr Status (berichtet, schriftlich zu bestätigen). In zwei Sätzen ins Handy diktiert, wird sie verortet.

Warum das wichtig ist

Ein großer Teil der nützlichen Informationen eines Vorgangs läuft über den Flur. Ein System, das nur offizielle Schriftstücke annimmt, verzichtet genau auf das, was zuerst ankommt; ein System, das sie ohne Status annimmt, macht sie zur Tatsache.

Der Status trägt auch die nächste Aktion: „schriftlich zu bestätigen“ sagt schon, was man anfordern muss.

Nuancen und Grenzen

Eine mündliche Information kann schon bei der ersten Niederschrift schief wiedergegeben werden; der Status sagt, dass sie wackelig ist, er garantiert nicht, dass sie richtig gehört wurde.

Offene Fragen

• Ab wann muss eine nie bestätigte mündliche Information aus dem Vorgang entfernt werden, statt dort als wackelig stehen zu bleiben?