Idea principal

Un miembro de la junta rectora se cruza con el jefe de obra en el patio: la plataforma elevadora del bloque C se retrasa, quizá dos semanas, quizá más. Esa información no existe en ningún otro sitio que en su memoria. No es culpa de nadie: un jefe de obra dice en un patio lo que nunca pondría en un correo, un administrador de fincas dice por teléfono lo que no pondría en un acta.

Sin un sitio adonde ir, una información oral acaba de dos maneras: perdida, o repetida hasta pasar por certeza. La tercera vía consiste en hacerla entrar en el expediente tal cual, con lo que permite saber qué hacer con ella —de dónde viene (el jefe de obra, de palabra), cuándo (el martes pasado), su estatus (comunicada de palabra, pendiente de confirmar por escrito)—. Dictada en dos frases en un móvil, queda situada.

Por qué es importante

Buena parte de la información útil de un expediente circula por los pasillos. Un sistema que solo acepta los escritos oficiales se priva precisamente de lo que llega primero; un sistema que la acepta sin estatus la convierte en un hecho.

El estatus lleva también la próxima acción: "pendiente de confirmar por escrito" ya dice lo que hay que pedir.

Matices y límites

La información oral puede transmitirse mal desde la primera transcripción; el estatus dice que es frágil, no garantiza que se haya oído bien.

Preguntas abiertas

• ¿A partir de cuándo una información oral nunca confirmada debe salir del expediente en lugar de quedarse en él como frágil?